Czym jest oraz jak korzystać z funkcji OX Spreadsheet?

Jakie informacje znajdę w tym artykule?

Wprowadzenie

Poczta e-mail jest narzędziem pracy w Twojej firmie. Wykorzystaj jej potencjał korzystając z możliwości jakie daje praca zespołowa oraz dostęp i edycja dokumentów online.  Wszystko czego potrzebujesz by zarządzać Twoja firmą masz w jednym miejscu – w Twojej poczcie e-mail.

open-xchange

Potęga Poczty OX tkwi w możliwości wspólnej pracy na dokumentach tekstowych (OX Text) i arkuszach kalkulacyjnych (OX Spreadsheet). Edycja dokumentów online to najbardziej produktywny sposób pracy z dokumentem. Dzięki OX Text i OX Spreadsheet tworzysz dokumenty i udostępniasz je innym pracownikom do edycji w trybie online. To znacznie upraszcza pracę i zwiększa jej wydajność.

Dzięki wprowadzonej kontroli wersji powstających dokumentów, przy tworzeniu jednego pliku może pracować jednoczenie kilka osób. Zawsze wiesz kto jakich zmian dokonał i żadna poprawka Ci nie umknie. Dzięki współdzieleniu dokumentów, członkowie zespołu mogą pracować na jednym dokumencie w różnych miejscach (np. w pracy, w domu, w podróży).

Jak utworzyć skrzynkę e-mail z dostępem do funkcji OX Spreadsheet?

Po zakupieniu usługi XCHANGE Email lub E-MAIL OX PRO w eFirmie, podczas tworzenia nowej skrzynki e-mail, możesz wybrać czy tworzona skrzynka e-mail ma zostać objęta funkcjami E-MAIL OX PRO (np. możliwość współdzielenia danych i dokumentów oraz możliwość uruchomienia aplikacji OX Text oraz OX Spreadsheet).

ox-business2

Zaznaczenie opcji „Obsługa urządzeń mobilnych” wymagane jest, jeśli chcesz, aby tworzona skrzynka e-mail mogła korzystać z takich funkcji jak: OX Text oraz OX Spreadsheet. Kliknij tutaj, aby sprawdzić na czym polega praca zespołowa dostępna przy E-MAIL OX PRO, np. współdzielenie plików, zadań i kalendarzy.
Kliknij tutaj, aby sprawdzić jak utworzyć nową skrzynkę e-mail na serwerze w eFirmie

Czym jest oraz jak korzystać z funkcji OX Spreadsheet?

OX Spreadsheet jest edytorem tekstu online, który jest w pełni zintegrowany z Twoją Pocztą OX. OX Spreadsheet wspiera współpracę z innymi użytkownikami Twoich skrzynek e-mail – a przy okazji zwiększa produktywność poprzez uproszczenie przepływu pracy. Dostęp do plików tekstowych, współdzielonych z innymi użytkownikami, dostępny jest z każdego miejsca (np. w podróży z poziomu urządzenia mobilnego typu tablet).

OX Spreadsheet dostępny jest przy wszystkich skrzynkach e-mail, które objęte są rozszerzeniem E-MAIL OX PRO. Jest to rozszerzenie dla standardowej Poczty OX, a zarazem zestaw kompleksowych narzędzi zwiększających efektywność pracy biurowej, które możesz dokupić do usługi hostingu w eFirmie. Skrzynki e-mail utworzone w ramach serwera XCHANGE EMAIL są objęte już rozszerzeniem E-MAIL OX PRO.

Po zarejestrowaniu odpowiedniej usługi (np. XCHANGE EMAIL) i następnie zalogowaniu się do utworzonej skrzynki e-mail, w górnej części ekranu będziesz mógł przejść do zakładki „Spreadsheet”, która powoduje uruchomienie funkcji OX Spreadsheet.oxs1Po wybraniu zakładki „Spreadsheet”, po lewej stronie ekranu zostanie wyświetlona lita ostatnich dokumentów, które były tworzone i/lub modyfikowane za pośrednictwem OX Spreadsheet. Natomiast po prawej stronie ekranu zostaną wyświetlone szablony dokumentów, które możesz utworzyć (np. pusty dokument tekstowy, szablon listu lub faksu).

Dzięki szablonom dokumentów nie musisz za każdym razem formatować dokumentu do odpowiedniej formy (np. rozmiar marginesów). Wystarczy, że wybierzesz odpowiedni szablon dokumentu i skorzystasz z zastosowanego w nim formatowania

W górnej części ekranu dostępne będą przyciski:oxs2

  • Nowy arkusz kalkulacyjny – rozpoczyna tworzenie nowego arkusza kalkulacyjnego (bez wykorzystania szablonu formatowania). Po kliknięciu tego przycisku, rozpoczniesz tworzenie nowego dokumentu na pustym arkuszu kalkulacyjnym.
  • Otwórz arkusz kalkulacyjny – otwiera nowe okno z listą folderów, gdzie możesz wybrać arkusz kalkulacyjny, który chcesz otworzyć. Po kliknięciu tego przycisku, możesz wybrać dokument, który chcesz otworzyć w celu jego podglądu i/lub modyfikacji. Na liście folderów (w zależności od ustawień dostępu), będziesz mógł otworzyć arkusz, który został Ci udostępniony przez innego użytkownika (np. pracownika z innego działu).

Po uruchomieniu OX Spreadsheet (np. tworzenie nowego lub modyfikacja istniejącego dokumentu), na ekranie zostanie wyświetlony edytor tekstu online, który pozwoli na wprowadzenie zmian w otworzonym dokumencie. Skorzystaj z narzędzi wyświetlonych w górnej części ekranu, aby wprowadzić odpowiednie zmiany w dokumencie.oxs3

Jak wprowadzać zmiany w otworzonym dokumencie?

Po uruchomieniu edytora tekstu online, w górnej części ekranu dostępne będą następujące zakładki:oxs4

  • Plik – w tej zakładce możesz ustalić nazwę dla otworzonego dokumentu oraz zapisać arkusz kalkulacyjny w przestrzeni wirtualnej przeznaczonej dla tej skrzynki e-mail (10GB). Arkusz kalkulacyjny może zostać zapisany jako oddzielny dokument lub jako szablon, który będziesz mógł użyć w przyszłości podczas tworzenia podobnych arkuszy. W zakładce „Plik” dostępne są również trzy ikony, które pozwalają pobrać dokument, wydrukować go lub wysłać plik na podany adres e-mail.oxs5
  • Format – w tej zakładce wyświetlany jest przybiornik, w którym znajdziesz narzędzia służące do edycji i formatowania arkusza kalkulacyjnego. Narzędzia dostępne w przybiorniku powinny być Ci znane z innego popularnego programu do edycji arkuszy kalkulacyjnych.oxs6
  • Wstaw – w tym miejscu możesz wstawić wybrany element do arkusza kalkulacyjnego. Przykładowo, możesz wstawić sumę, hiperłącze (link), obraz oraz inne elementy, np. wykres.oxs7
  • Wiersze/kolumny – w tym miejscu możesz użyć narzędzi, które służą do dodawania lub usuwania kolumn oraz wierszy w arkuszu kalkulacyjnym. Za pomocą kilku kliknięć myszki będziesz mógł wstawić lub usunąć wiersz oraz kolumnę lub zmienić szerokość i/lub wysokość komórek w arkuszu kalkulacyjnym.oxs8

Jak cofnąć zmiany w dokumencie oraz zmienić ustawienia widoku?

Po uruchomieniu OX Spreadsheet, w prawym górnym rogu ekranu dostępne są przyciski:

ox-text11

  • Cofnij – kliknij, aby cofnąć wprowadzone zmiany (krok do tyłu).
  • Powtórz – kliknij, aby powtórzyć ostatnią operację (krok do przodu).
  • Wyszukiwarka – pozwala uruchomić narzędzie do wyszukiwania. Za pomocą wyszukiwarki możesz znaleźć wybrane słowo lub frazę w dokumencie i zamienić ją na wybrany przez siebie tekst.
  • Widok – pozwala powiększyć lub pomniejszyć widok dokumentu. Za pomocą odpowiedniej opcji możesz też przystosować widok dokumentu do szerokości okna. Po kliknięciu opcji „Widok”, możesz również włączyć/wyłączyć wyświetlanie paska narzędzi, linii siatki oraz zakładek dodatkowych arkuszy. Za pomocą funkcji „Podziel i zablokuj” możesz podzielić arkusz kalkulacyjny nad którym pracujesz lub go zablokować (np. blokada pierwszego wiersza lub pierwszej kolumny).
  • Zamknij – kliknięcie tego przycisku powoduje zakończenie podglądu lub edycji otwartego dokumentu.

Jaka jest dostępna powierzchnia na pliki i dokumenty?

W ramach E-MAIL OX PRO otrzymujesz 10 GB przestrzeni dyskowej na wysyłanie, przeglądanie i pobieranie danych poprzez przeglądarkę. Pamiętaj, że każda utworzona skrzynka na serwerze objętym rozszerzeniem E-MAIL OX PRO posiada swój własny wirtualny dysk.

Przykładowo: Jeżeli Twoja firma zatrudnia 5 pracowników, którzy korzystają z poczty E-MAIL OX PRO, do dyspozycji otrzymają oni łącznie 50 GB miejsca w chmurze. Powierzchnia na pliki jest dodatkową powierzchnią niepowiązaną z zajętością serwera.

Dzięki opcji współdzielenia danych, dowolny plik możesz umieścić na dysku i udostępnić go innym pracownikom. Koniec z potężnymi załącznikami wysyłanymi pocztą i obawą, że posiadany na lokalnym komputerze plik jest już nieaktualny.

Jak współdzielić pliki oraz dokumenty z innymi użytkownikami?

Poczta OX jest oprogramowaniem służącym do zarządzania i obsługi skrzynek e-mail za pośrednictwem przeglądarki internetowej, które wraz z rozszerzeniem E-MAIL OX PRO może integrować rozwiązania wspierające prace w firmie (np. mechanizm obiegu oraz udostępniania danych i dokumentów pomiędzy użytkownikami).

Po dodaniu funkcji E-MAIL OX PRO, możesz skorzystać z mechanizmu obiegu i udostępniania dokumentów, który polega m.in. na wymianie kontaktów, zadań oraz danych z kalendarzy pomiędzy użytkownikami skrzynek e-mail. W ramach E-MAIL OX PRO otrzymasz również 10GB dodatkowego miejsca w chmurze, które pozwoli Ci na przechowywanie Twoich firmowych plików oraz dokumentów i następnie udostępnianie ich użytkownikom utworzonych skrzynek e-mail.

Pliki i dokumenty umieszcza się za pośrednictwem zakładki „Drive”, która znajduje się w górnej części ekranu – po zalogowaniu się do skrzynki e-mail. Więcej instrukcji dotyczących udostępniania plików w zakładce „Drive” znajdziesz pod tym adresem.
drive

WAŻNE! Pamiętaj, że zakładka „Drive” dostępna jest tylko dla tych skrzynek e-mail, które zostały objęte funkcją E-MAIL OX PRO. Jeśli Twoja skrzynka e-mail nie jest objęta funkcją E-MAIL OX PRO, nie będziesz mógł skorzystać z dodatkowej przestrzeni na pliki i dokumenty.

Po dodaniu odpowiednich plików i dokumentów do Twojej dodatkowej przestrzeni, możesz odpowiednio zmienić uprawnienia istniejących tam katalogów, aby udostępnić pliki znajdujące się w tych katalogach innym użytkownikom skrzynek e-mail, które również objęte są funkcją E-MAIL OX PRO.

uprawnieniaox

Aby zmienić uprawnienia do katalogu, należy kliknąć ikonę opcji, znajdującą się przy wybranym folderze i następnie wybrać „Uprawnienia”. Na ekranie zostanie wyświetlone nowe okno, w którym będziesz mógł określić uprawnienia do wybranego folderu.

uprawnienia3
Po nadaniu odpowiednich uprawnień użytkownikom skrzynek e-mail, na ich kontach pocztowych (w zakładce „Drive”) pojawi się nowy katalog o nazwie „Pliki udostępnione”. Po kliknięciu zaznaczonej na poniższym obrazku ikony, zostanie wyświetlona lista skrzynek e-mail, które udostępniają nam swoje pliki i dokumenty.

pliki-udostepnione-ox

Przykład: użytkownik skrzynki e-mail „kowalski@twojadomena.pl” udostępnił katalog „Moje pliki” drugiemu użytkownikowi „nowak@twojadomena.pl”. Użytkownik „nowak@twojadomena.pl” na swoim koncie pocztowym odnajdzie nowy katalog „Pliki udostępnione”. Po kliknięciu zaznaczonej na powyższym obrazku ikony, na liście zostanie wyświetlona skrzynka „kowalski@twojadomena.pl”. Po jej wybraniu, użytkownik „nowak@twojadomena.pl” będzie mógł operować na udostępnionych plikach (w zależności od uprawnień, które zostały nadane Nowakowi).
  • Czy artykuł był pomocny?
  • TAK   Nie